項(xiàng)目管理里特定任務(wù)的文檔資料如何管理啊？

2018-9-27 / 已閱讀：2720 / 上海邑泊信息科技

使用在線項(xiàng)目管理平臺(tái)管理項(xiàng)目和具體項(xiàng)目任務(wù)，除了可以使用Wiki知識(shí)庫來管理圖文信息之外，也可以直接上穿外部文檔附件。

用戶可能習(xí)慣了使用外部軟件比如Word,Excel,photoshop來編寫項(xiàng)目文檔或其它資料，并且針對(duì)特定需求場(chǎng)景的項(xiàng)目文檔資料和數(shù)據(jù)，只有使用外部特定軟件才能讀寫操作。在項(xiàng)目管理軟件里，可以使用附件來上傳和下載這些外部文檔資料。

在每個(gè)項(xiàng)目任務(wù)下面，都有一個(gè)附件文件列表。列表列出了這個(gè)項(xiàng)目任務(wù)下的所有附件文件名稱、上傳時(shí)間和上傳用戶。當(dāng)上傳文件遇到重復(fù)名稱時(shí)，會(huì)自動(dòng)為文件名添加后綴和數(shù)字，用以區(qū)分不同的文件。項(xiàng)目經(jīng)理和上傳用戶有權(quán)限刪除附件文件，其它用戶可以讀取列表、下載和打開文件。

與Wiki知識(shí)庫一樣，項(xiàng)目任務(wù)的文檔管理功能則是格式更為廣泛和自由的知識(shí)庫。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目下所有任務(wù)的附件文檔尺寸的統(tǒng)計(jì)，一方面對(duì)在線項(xiàng)目管理平臺(tái)需要的硬盤存儲(chǔ)空間有了一個(gè)大概了解，可以預(yù)測(cè)并準(zhǔn)備更多存儲(chǔ)空間，給項(xiàng)目的成長(zhǎng)提前準(zhǔn)備充足的空間。同時(shí)，也可以了解項(xiàng)目下不同任務(wù)之間附件文檔大小和個(gè)數(shù)的分布情況和比例，從整體上了解項(xiàng)目的大致規(guī)模和成長(zhǎng)速度。

如果是使用的C/S架構(gòu)的在線項(xiàng)目管理平臺(tái)，則可直接打開任務(wù)附件里的文檔進(jìn)行編輯。保存之后，點(diǎn)擊“提交”同步到服務(wù)器，項(xiàng)目管理軟件會(huì)自動(dòng)將新版本同步到服務(wù)器上。其它用戶刷新并從服務(wù)器同步到本地后，既可以獲得這個(gè)最新版本文檔附件。當(dāng)有多個(gè)不同用戶同時(shí)編輯同一個(gè)附件后，保存同步到服務(wù)器的時(shí)候，項(xiàng)目管理軟件會(huì)識(shí)別發(fā)現(xiàn)這種版本沖突，后一個(gè)用戶會(huì)跳出對(duì)話框手工確認(rèn)是否覆蓋服務(wù)器上版本，點(diǎn)擊確認(rèn)后會(huì)覆蓋前一個(gè)用戶的版本。在正常情況，項(xiàng)目經(jīng)理分配任務(wù)的時(shí)候，盡可能避免多個(gè)用戶在同一個(gè)任務(wù)上工作，可以最大化減少這種情況的出現(xiàn)。

當(dāng)使用B/S架構(gòu)的在線項(xiàng)目管理平臺(tái)，需要修改附件文檔時(shí)，只能首先下載到本地，修改完畢保存后再上傳到服務(wù)器上，如果需要替換原來文檔，在上傳前需要?jiǎng)h除原來文檔。如果不刪除，由于文件名稱一樣，新上傳的會(huì)增加一個(gè)數(shù)字后綴作為新的版本的標(biāo)識(shí)。

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