檔案數(shù)字化工作流管理系統(tǒng)是什么？
2022-7-12 / 已閱讀：902 / 上海邑泊信息科技
理想當(dāng)中的事物都是簡單系統(tǒng)或者是可分解的復(fù)雜系統(tǒng)，這個時候可通過多級分解將系統(tǒng)或者復(fù)雜系統(tǒng)分解成多層結(jié)構(gòu)建檔存儲在數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫中每層檔案數(shù)量都是在認(rèn)知可管理范圍內(nèi)的（比如7個），通過多層分解的方式將復(fù)雜檔案數(shù)字化問題簡單化以達(dá)到可以在預(yù)期心理、工期、預(yù)算內(nèi)解決問題的目的。因此構(gòu)建出的檔案管理方法和工作流管理組織對應(yīng)的是層級化、結(jié)構(gòu)化與樹狀的建檔數(shù)據(jù)庫。傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作流管理系統(tǒng)的管理理論基礎(chǔ)也是基于WBS工作任務(wù)分解這樣的層級分解結(jié)構(gòu)的。人們通過層級分解復(fù)雜事物的方法解決了很多重大問題，比如最常見的省、市、區(qū)、縣將復(fù)雜的國家行政管理分解成了相對簡單的地區(qū)數(shù)據(jù)管理問題。傳統(tǒng)軟件開發(fā)的瀑布模型與CMMI/CMM等流程化的管理方法也是需要對復(fù)雜建檔軟件領(lǐng)域問題進(jìn)行分解后才能劃分到不同的工作流流程的不同階段，去使用專業(yè)化的檔案數(shù)字化工具方法去解決問題，比如采用知識圖譜、AI、人工智能和文字識別等自動化建檔技術(shù)。
實(shí)際當(dāng)中的事物可能還有大量不可分解的復(fù)雜工作流，或者是還未完成合適分解的可分解復(fù)雜工作流，這時只能采用迭代認(rèn)知、迭代開發(fā)、迭代管理、迭代驗(yàn)收的方法去分階段分解工作流、認(rèn)知知識圖譜、調(diào)整數(shù)據(jù)庫誤差、驗(yàn)收分解建檔。面對大量不穩(wěn)定分解結(jié)構(gòu)與組織關(guān)系，顯然直接使用層級化、結(jié)構(gòu)化與樹狀的管理方法和管理組織不太合適了，多次頻繁的調(diào)整層級化樹狀結(jié)構(gòu)知識圖譜的關(guān)系本身會消耗大量的成本，這個時候選擇扁平化的結(jié)構(gòu)水平存儲和管理知識圖譜則是最佳選擇。但是選擇扁平化的水平存儲與管理方法，管理者直接面對的事物數(shù)量很快會超過7個、49個、100個、1000個乃至更多，當(dāng)超出人類認(rèn)知和工作流管理極限的時候，這些碎片化的事物建檔分解即可失控而無法管理，又回到了盲人摸象，摸著石頭過河的階段。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展，極大地拓展了人們對數(shù)據(jù)獲取、文字識別、人工智能處理和掌控的能力與維度。在強(qiáng)大AI計(jì)算力的幫助下，人們可以大規(guī)模地利用數(shù)值逼近算法使用線段和三角形這樣簡單的幾何基本圖形元素去迭代擬合復(fù)雜的曲線和曲面，這些曲線和曲面原本可能沒法使用任何一個方程式去準(zhǔn)確的表達(dá)、描述、溝通和計(jì)算它們，而現(xiàn)在卻可以被大量的線段和三角形近似表達(dá)，從實(shí)用的角度來說，人們的眼睛已經(jīng)分辨不出這些近似的誤差。因此這些技術(shù)被大量適用于計(jì)算機(jī)圖形合成、汽車燈自由曲面光源設(shè)計(jì)、3D游戲等等。
隨著信息的爆炸和社會合作的越來越復(fù)雜，每個個人和企業(yè)都需要一個自組織的檔案數(shù)字化數(shù)字孿生體，代理進(jìn)行每一個復(fù)雜交易的全自動交易，比如通過可編程的智能合約或者使用人工智能持續(xù)演化迭代的個性化決策檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。否則，越來越多和越來越復(fù)雜的交易工作流無法“合法合規(guī)”按照交易主體的“實(shí)際意志”去完成。比如，信用貸款合同建檔、保險合同建檔、住房貸款合同建檔、私募股權(quán)投資合同建檔、復(fù)雜金融投資組合合同建檔、創(chuàng)業(yè)投資合伙合同建檔越來越復(fù)雜，幾十頁的建檔合同已經(jīng)很常見，上千頁的也不少。99.9%的情況下，簽約主體沒有一個字一個字的讀完工作流管理系統(tǒng)、完全理解工作流和做完風(fēng)險估值再簽約，現(xiàn)實(shí)是不可能在幾個小時內(nèi)讀完和理解完建檔工作流，而很多商業(yè)交易工作流又必須當(dāng)面在幾個小時內(nèi)完成。針對這種越來越常見的工作流管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)場景，只有檔案數(shù)字化、數(shù)字孿生體、數(shù)字貨幣和智能合約組成的全自動合同工作流評估、執(zhí)行、撮合、成交、確權(quán)、風(fēng)險價值計(jì)算、現(xiàn)金流重構(gòu)、調(diào)配后現(xiàn)金流執(zhí)行風(fēng)控、信用擴(kuò)張收縮計(jì)算、管理、確權(quán)轉(zhuǎn)移、違約預(yù)案生成、概率分布模擬及風(fēng)險價值估值才能在幾個小時內(nèi)完成。